KI als Teammitglied: Wie gute Briefings und Struktur deine Prompting-Ergebnisse verbessern

Von Priska
12 Min. Lesezeit
Prompting & Methoden

Hast du schon einmal versucht, einer neuen Person im Team eine komplexe Aufgabe zu erklären, ohne ihr zu sagen, wer sie ist oder was das Ziel des Projekts ist? Wahrscheinlich wäre das Ergebnis eher mittelmäßig.

Bei Künstlicher Intelligenz (KI) ist es genau das Gleiche. Viele nutzen Tools wie ChatGPT, Gemini oder Claude wie eine Suchmaschine – mit kurzen, knappen Fragen. Doch KI ist nicht Google. KI ist eher wie eine hochbegabte, aber extrem buchstäbliche Person am Beginn ihrer beruflichen Laufbahn.

Hinweis: Dieser Artikel dient der Information und Wissensvermittlung. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Bitte informiere dich über die internen KI-Richtlinien deines Unternehmens.

Es geht nicht um Technik, sondern um Klarheit

Die gute Nachricht für alle, die keine IT-Profis sind: Prompting (das Schreiben von Befehlen) hat mehr mit strukturiertem Arbeiten zu tun als mit dem Schreiben von Code oder mit Informatik.

Im Grunde ist es wie beim klassischen Briefing, das wir schon vor dem KI-Zeitalter kannten. Es gilt das zeitlose Prinzip: „Garbage in, Garbage out“ (Müll rein, Müll raus). Wer unpräzise delegiert, erhält unpräzise Ergebnisse.

Ein guter Prompt hilft dir dabei, deine eigenen Gedanken erst einmal zu sortieren. Dieser Prozess wirkt wie ein Ordner für deine Ideen: Er zwingt dich, klar zu formulieren, was du eigentlich erreichen willst, wer deine Zielgruppe ist oder welcher Tonfall der richtige ist.

Das schärft nicht nur die Antwort der KI, sondern auch dein eigenes Verständnis für das Projekt und führt dazu, dass die Antwort der KI noch besser deinen Anforderungen entspricht. KI-Tools unterstützen dich dabei, deine Gedanken klarer zu ordnen.

Vom „One-Shot“ zum Dialog

Viele lassen sich von der Geschwindigkeit der KI verunsichern oder stressen. Nur weil die KI in Sekunden antwortet, heißt das nicht, dass dein erster Prompt perfekt sitzen oder in Sekunden fertig sein muss.

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass es den „einen magischen Befehl“ (den sogenannten One-Shot) gibt, der alles sofort löst. Aber so arbeiten wir Menschen nicht.

In der Realität ist Prompting ein Gespräch – genau so, wie du dich bisher auch mit Kolleginnen und Kollegen im Team abgestimmt hast.

  • Der Dialog zählt: Erwarte nicht, dass der erste Entwurf perfekt ist.
  • Lass dich nicht hetzten: Nur weil die KI schnell ist, musst du es nicht sein.
  • Iteration: Nimm dir die Zeit, die Antwort zu lesen und nutze diese als Basis, um nachzujustieren.
  • KI-Tools leiten dich: Die meisten Tools sind heute so gut, dass sie dich gut durch diesen Prozess leiten, auf Rückfragen reagieren und gemeinsam mit dir an einer Lösung feilen.

Das Fundament: Die 4 Säulen eines guten Briefings

Um ein exzellentes Ergebnis zu erhalten, braucht die KI – genau wie ein Mensch – vier Dinge:

1. Die Rolle

Wer soll die KI sein? Sei hier gern ausführlicher, denk an eine Person, die du um Rat fragen würdest und beschreib diese Eigenschaften.
z.B. “Du bist Marketing-Profi mit 5 Jahren Erfahrung im B2B Bereich für Software-Lösungen mit Fokus auf Online Marketing” oder “HR-Expert·in im Bereich XY mit X Jahren Erfahrung in der Region X”.

2.Der Kontext

Was ist das Umfeld und für wen ist das Ergebnis gedacht? Beschreib der KI den Hintergrund deiner Situation (und deiner Organisation), damit sie den Rahmen deiner Aufgabe versteht.
z.B. “Wir sind ein mittelständisches Unternehmen in Österreich aus der Baubranche. Wir wollen unsere interne Kommunikation modernisieren, damit alle im Team, vom Büro bis zur Baustelle, erreicht werden.”

3. Die Aufgabe

Was ist rein operativ zu tun? Das ist das eigentliche To-Do. Beschreib hier sachlich, was erstellt werden soll und welche harten Fakten (Länge, Format, Sprache, Stil) reinmüssen.
z.B. “Erstelle einen strukturierten Text für die Gemeinde-Zeitung, der die Umstellung auf die ‚Gelbe Tonne‘ erklärt. Der Text soll ca. 200 Wörter lang sein und die 5 wichtigsten Fakten als Liste enthalten.”

4. Das Ziel

Was willst du damit erreichen oder bewirken? Das Ziel definiert die beabsichtigte Wirkung und den Zweck. Es hilft der KI dabei, die richtige Tonalität und Gewichtung zu finden.
z.B. “Das Ziel ist eine motivierende Einladung zu einem internen Workshop. Wir wollen eine hohe Quote an Teilnehmenden erreichen, indem wir nicht nur die harten Fakten (Datum/Ort) nennen, sondern den persönlichen Mehrwert für die tägliche Arbeit der Kolleg·innen in den Fokus stellen.”

Ein kleiner Zusatz-Tipp: Out-of-Scope

Nenne auch was nicht Teil der Aufgabe ist. Was soll die KI ignorieren oder weglassen? Mit dieser Einschränkung setzt du klare Grenzen und verhinderst, dass die KI unnötige Inhalte erstellt anspricht.
z.B. “Gehe nicht auf die technischen Details der Müllverwertung ein. Erwähne auch keine politischen Debatten zur Finanzierung des Projekts aus dem Gemeindeblatt. Wir wollen rein bei den Fakten für die Verkehrsteilnehmer:innen bleiben.”

Deine Handschrift

Erwarte nicht, dass das Ergebnis zu 100% fertig von der KI kommt. Du darfst, sollst und musst sogar selbst Inhalte hinzufügen oder Formulierungen umschreiben. Die KI liefert das Skelett, aber du gibst dem Ganzen die Seele und die fachliche Korrektheit.

Pro-Tipp: Markdown – Die digitale Strukturhilfe

Du hast vielleicht schon bemerkt, dass KIs oder andere Systeme manchmal Texte mit Rauten (#) oder Sternchen (*) ausgeben. Das nennt sich Markdown. Es ist eine einfache Formatierungssprache, die auch dir hilft, deine Gedanken für die KI (und dich selbst) sichtbar zu trennen.

Markdown im “echten Leben”

Markdown ist kein Geheimwissen. Es begegnet dir überall:

  • HR-Abteilung: In vielen modernen Recruiting-Tools werden Stellenanzeigen in Markdown geschrieben, damit sie auf allen Jobbörsen sauber formatiert ankommen.
  • Projektmanagement: Wenn du in Tools wie Notion oder Trello Aufgaben beschreibst, nutzt du oft unbewusst Markdown, um Ordnung in die Informationen zu bringen.
  • Öffentliche Verwaltung: Protokolle, die schnell erstellt und auf verschiedenen Geräten (Tablet, PC, Smartphone) lesbar sein müssen, nutzen Markdown als kleinsten gemeinsamen Nenner.
  • Industrie & Verwaltung: Viele Dokumentations-Systeme nutzen Markdown, weil es einfach und auf jedem Gerät lesbar ist – egal ob am Tablet in der Produktionshalle oder im Büro.

So nutzt du Markdown-Strukturen

  • # bedeutet: Das ist eine Hauptüberschrift.
  • ## oder ### bedeutet: Das ist eine Zwischenüberschrift (hilft der KI, Themenblöcke zu trennen).
  • - am Zeilenanfang: Erzeugt eine Aufzählung.
  • 1. am Zeilenanfang: Wird als nummerierte Aufzählung verstanden.
  • **Text**: Schreibt ein Wort fett, um es besonders zu betonen.

Wichtig: Achte auf das Leerzeichen nach dem Symbol! Ohne Leerzeichen (##Titel) wird es z.B. nicht als Überschrift erkannt. Ausnahme sind die Sterne für die Fettung, da klappt es **ohne Leerzeichen** am Besten.

Es gibt noch weitere Symbole, aber das würde hier den Rahmen sprengen. Frag einfach ein KI-System nach den Details, so kannst du dein Prompting Wissen gleich in der Praxis anwenden. Oder speichere dir das Cheat Sheet von Mardown Guide (auf Englisch) als Lesezeichen ab.

Anwendung im Prompt

Nutze einfach Rauten ###, um Abschnitte in deinem Briefing wie Überschriften zu markieren, z. B.: 

## HINTERGRUND ZUM WEBINAR Hier kommen die Details rein ...

… dann lernt die KI sofort, wo die Information aufhört und der Befehl anfängt. Das verhindert Missverständnisse und spart dir Zeit beim Nachbessern.

(Dabei kannst du die Rauten vor und nach deiner Überschrift platzieren oder auch nur davor)

Sicherheit & Datenschutz

Ein wichtiger Hinweis: KI-Tools sind hervorragende im Assistieren, doch der verantwortungsbewusste Umgang mit Daten liegt in deiner Hand. Lade niemals personenbezogene Daten, vertrauliche Vertragsdetails oder interne Budgetzahlen in öffentliche KI-Modelle hoch, sofern dein Unternehmen keine explizit abgesicherte Enterprise-Lösung nutzt. Nutze für deine Prompts stattdessen anonymisierte Daten, Platzhalter wie [NAME], [BEREICH] oder fiktive Beispiele.

Prompting in der Praxis: ein Beispiel für deinen Alltag

Stell dir vor, du hast eine Studie und einige interne Schulungsunterlagen vorliegen und möchtest daraus ein eigenes Webinar erstellen und dieses folglich auch kommunizieren.

In diesem Beispiel zeigen wir dir, wie sich eine Aufgabe Schritt für Schritt entwickelt und nutzen Markdown-Überschriften im Prompt, um der KI das Sortieren zu erleichtern:

Schritt 1: Vom Infomaterial zum Webinar-Konzept

Dein Prompt an die KI

# ROLLE 
Du bist Spezialist·in für Content Marketing und Unternehmenskommunikation. Dein Schwerpunkt liegt darauf, komplexe technische Themen wie Prozessoptimierung und Digitalisierung für KMU verständlich und attraktiv aufzubereiten. Du hast 7 Jahre Erfahrung in dem Bereich, mit Fokus auf die Baubranche und Handwerksbetriebe in ganz Österreich.


# KONTEXT
- Wir konzipieren ein 60-minütiges Webinar für Personen die in KMU-Betrieben in Österreich für den Einkauf von Software-Produkten zuständig sind bzw. die Entscheidungs-Verantwortung tragen.
 
- Das Zielpublikum ist fachlich kompetent, aber oft skeptisch gegenüber komplexer neuer Software. Sehr oft tragen diese Personen mehrere Rollen im Unternehmen, sie sind Inhaber·innen oder auch Geschäftsführung und treffen die Letztentscheidung über größere technische Infrastrukturkosten. 

- Das Thema ist der Umstieg von Papierbelegen auf ein digitales, revisionssicheres Rechnungsarchiv.

## BASIS-INFORMATION- Laut gesetzlichen Richtlinien müssen Belege revisionssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Viele Betriebe verlieren aktuell Zeit durch manuelle Suche in physischen Aktenordnern und riskieren bei Schäden (Brand/Wasser) den Totalverlust ihrer Dokumentation.

- Laut einer aktuellen Branchenstudie (Link: https://xxx) sparen Betriebe durch digitale Zeiterfassung und automatisierte Rechnungen bis zu 5 Stunden Büroarbeit pro Woche ein. 

- Größte Sorge der Betriebe ist jedoch der hohe Einschulungsaufwand.


# AUFGABEErstelle einen groben Ablaufplan (Dramaturgie) für das Webinar.

- **Fokus**: Die 3 wichtigsten Praxis-Vorteile für den Arbeitsalltag:
1. Revisionssicherheit (GoBD-Konformität)
2. Blitzschnelle Durchsuchbarkeit durch OCR-Texterkennung (das "ewige Archiv")
3. Schutz vor physischer Zerstörung und Platzersparnis.

- **Stil**: Motivierend, lösungsorientiert, auf Augenhöhe, auf Deutsch, keine Anglizismen oder komplizierte Fachsprache. In kurzen Sätzen.

- **Out-of-Scope**: Nenne keine spezifischen Software-Preise oder software-spezifische Details aus unserem öffentlich zugänglichen Hilfe-Bereich, wie genaue Einstellungsoptionen, etc. 

# ZIEL
Die Teilnehmenden sollen den technologischen Sprung als notwendige Absicherung ihres Unternehmens verstehen. Das Ziel ist die Erkenntnis, dass digitale Archivierung Haftungsrisiken minimiert und die Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Finanzamt massiv beschleunigt. 
Anhand von Beispielen unserer Kund·innen soll die Angst vor digitalen Tools abgebaut werden.

Dieser Abschnitt kann schon recht ausführlich werden, wenn du beschreibst, was du umsetzten und erreichen willst. Nutz also Unterüberschriften unde Aufzählungen für die Struktur.

Prompt-Vorlage zum Kopieren

# ROLLE
Du bist [DEINE ROLLE] mit Fokus auf [DEIN FACHGEBIET].

# KONTEXT
Wir planen ein [FORMAT, z. B. Fach-Webinar] für [ZIELGRUPPE] zum Thema [THEMA].

# BASIS-INFORMATION
[HIER INFOS AUS STUDIEN ODER ÖFFENTLICHEN QUELLEN EINFÜGEN]

# AUFGABE
Erstelle [DEIN ERGEBNIS, z. B. einen detaillierten Ablaufplan].

- Fokus: [DEINE 3 SCHWERPUNKTE].

- Stil: [DEINE TONALITÄT, z. B. motivierend & sachlich].

- Out-of-Scope: [WAS SOLL IGNORIERT WERDEN?].

# ZIEL
Das Ergebnis soll bewirken, dass [DEINE GEWÜNSCHTE WIRKUNG].

Prüfe genau, in welchem Tool du arbeitest und was dort mit deinen Dateien und Informationen passiert. Teile niemals personenbezogene Daten oder interne Unternehmensdaten in Systemen, denen du nicht vertrauen kannst.

Schritt 2: Vom Webinar zum LinkedIn-Post

Hier nutzen wir den “Dialog-Gedanken”: Wir bauen auf dem vorherigen Ergebnis auf, geben aber neue, spezifische Leitplanken.

Dein Prompt an die KI

# ROLLE 
Du bist jetzt ein Social Media Manager·in mit Fokus auf B2B-Marketing auf LinkedIn.

# AUFGABE 
Basierend auf dem eben erstellten Konzept: Schreibe einen LinkedIn-Post, der die Zielgruppe (KMU-Geschäftsführung/Handwerksbetriebe) direkt anspricht und zur Anmeldung animiert:

- Inhalt: Kontrastiere das Risiko unsicherer Papierarchive (Verlustgefahr, Suchaufwand) mit der Effizienz eines durchsuchbaren digitalen Dokumenten-Systems.

- Zusatz: Ergänze 2 Ideen für Bildmotive, die diesen Kontrast visualisieren (z. B. "Analoge Aktenflut vs. digitale Ordnung")


# OUTPUT

## AUFBAU DES POSTS 

1. Problemorientierter Einstieg (Hook): Ein Problem aus dem Büroalltag (z.B. der Papierberg auf dem Schreibtisch).

2. lösungsorientierter Mittelteil: Unser Webinar mit Praxis-Tipps, die direkt umgesetzt werden können.

3. Call-to-Action: Einladung zur kostenlosen Anmeldung, die Mehrwert hervorhebt.

## OUT-OF-SCOPE
Keine technischen Details zu genauen Integrationen und Schnittstellen oder Datenbank-Architekturen.

## FORMAT & TONALITÄT
- Nutze Aufzählungspunkte für gute Lesbarkeit.

- Tonalität: Professionell, aber "per Du". Keine Anglizismen. Klar in der Botschaft. auf gendergerechte Sprache achten indem du immer Doppelnennung nutzt.

- Länge: Maximal 300 Wörter in 3 Absätzen

Achtung: KIs tun sich mit numerischen Zeichenangaben wie 500 Zeichen schwer, da sie anders “zählen” als wir Menschen. Oft führt es bei uns Menschen schon zur Verwirrung, ist die Angabe mit oder ohne Leerzeichen gemeint? Wörter sind da eindeutiger.

Prompt-Vorlage zum Kopieren

# ROLLE
Du bist jetzt [NEUE ROLLE] mit Fokus auf [PLATTFORM/MEDIUM].

# AUFGABE
Basierend auf dem eben erstellten Konzept: Schreibe einen [FORMAT, z. B. Post], der die Zielgruppe [ZIELGRUPPE] direkt anspricht.

- Inhalt: Fokussiere dich auf [KERNBOTSCHAFT].

- Zusatz: Ergänze [ZUSATZ-WUNSCH, z. B. Bildideen].

# OUTPUT

## AUFBAU DES POSTS 
[AUFBAU, z. B. Problem/Lösung/CTA]
1. Problemorientierter Einstieg (Hook): 
2. Lösung:
3. Call-to-Action:

## OUT-OF-SCOPE
[Was ist nicht Teil der Aufgabe?].

## FORMAT 
1. Titel > Problem 
2. Beschreibung > Lösung
3. CTA > max 5 Wörter
 
- Tonalität: [STIL, z. B. professionell, per Du].
- Länge:

Warum diese Prompts besser funktionieren

  1. Keine Ratehilfe: Die KI muss nicht raten, für wen sie schreibt oder was das Ziel ist.
  2. Struktur durch Überschriften: Durch die #-Blöcke erkennt das Modell sofort, welche Information zu welcher Kategorie gehört.
  3. Projekt klar abgegrenzt: Der Hinweis “kein Fachsprache/Anglizismen” oder “Out-of-Scope” spart dir hinterher 50% der Korrekturarbeit.

Checkliste für deinen nächsten Prompt

  • [ ] Rolle definiert? (“Du bist…”)
  • [ ] Kontext gesetzt? (“Wir arbeiten an…”)
  • [ ] Out-of-Scope geklärt? (“Erwähne nicht…”)
  • [ ] Markdown genutzt? (Überschriften zur Strukturierung eingebaut?)
  • [ ] Angaben/Daten anonymisiert? (Keine personenbezogenen Daten, sondern Platzhalter )

— Happy Prompting!

Was dich im nächsten Teil erwartet

Jetzt, wo das Fundament steht, schauen wir uns im nächsten Artikel an, wie du durch geschicktes Sortieren deiner Informationen und gezielte Denkpausen für die KI noch präzisere Ergebnisse erzielt. Wir schauen uns 5 Strategien an, die dein strukturiertes Arbeiten direkt in messbare KI-Qualität übersetzen – immer unter Berücksichtigung eines sicheren Umgangs mit deinen Daten.

Nächster Artikel: Präzision im Prompt: 5 Strategien für bessere KI-Ergebnisse

Externe Quellen

Illustrations by Storyset

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